En cualquier empresa, las reuniones son una herramienta esencial para la coordinación, el seguimiento de proyectos y la búsqueda de oportunidades de mejora continua. Sin embargo, la realidad es que, muchas veces, las reuniones se convierten en un verdadero problema dejando a los participantes más frustrados de lo que llegaron. Es por eso que hoy en día, es importante tener reuniones productivas y eficientes.

En ocasiones, resulta difícil determinar la necesidad y productividad de todas estas instancias. Durante las últimas semanas, he sido muy consciente de todas las reuniones en las que participo y he observado que, en la mayoría de los casos, terminamos hablando de más temas de los previstos. 

Este fenómeno se ve agravado por el hecho de que trabajamos de manera remota en Tactech, lo que hace que algunas cuestiones que no son especialmente relevantes se conviertan en reuniones de 30 minutos.

Para abordar esta problemática, nos vemos obligados a hacer un uso más eficiente de herramientas como Slack o aprovechar otras reuniones para resolver cuestiones menores en pocos minutos. Aunque esta práctica pueda parecer inofensiva, si todos la adoptamos, podemos perder el enfoque y la eficacia en lo que inicialmente se pretendía. 

De hecho, según Atlassian, el 91% de la gente se distrae en las reuniones y el 73% se pone a hacer otra cosa, lo que significa que perdemos el foco y la eficiencia de la reunión disminuye. Esto también genera muchas más reuniones de las necesarias, lo que termina afectando la productividad de la empresa.

Para tener reuniones productivas y eficientes, aquí te dejamos algunos tips que nos han funcionado en Tactech:

1. Agenda y objetivos: siempre agrega una descripción en la cita con la agenda de temas y objetivos de la reunión. Recuerda esto al comenzar la sesión.
2. Cámaras encendidas: en las reuniones virtuales, enciendan las cámaras. Esto hace que se generen mejores relaciones e instancias.
3. Presenciales para decisiones importantes: las reuniones creativas, de retrospectiva o donde se tengan que tomar decisiones importantes, deberían ser siempre presenciales.
4. Invitaciones necesarias: invita a las personas necesarias y deja en opcional a las personas que pueden aportar pero que no es obligación que asistan.
5. Aceptar o rechazar las reuniones: es importante saber rechazar cuando crees que no sumas valor a la instancia y con el acta es suficiente.
6. Comenzar puntualmente: en caso de que alguien se atrase, se debería poner al día, pero no atrases todo por una persona. Si muchos integrantes relevantes no están, entonces no esperemos más de 5 minutos para reprogramar.
7. Grabar las reuniones: graba las reuniones, así lo que no pueden asistir las ven y se pueden poner al día.

En resumen, tener reuniones eficientes y productivas es esencial para cualquier empresa, y más aún cuando se trabaja de forma remota. Siguiendo estos consejos, podrás mejorar la efectividad de tus reuniones, tratando de optimizar el tiempo de todos y buscando llegar al objetivo que se buscaba inicialmente.

Fotografía de portada: Jason Goodman en Unsplash